尽可能早的开始合同谈判。（到目前为止）这是一个会议策划者的市场，而酒店则希望尽早锁定这笔未来的生意。但请密切注意酒店的未来。随着商务等级的稳定及提高，房间价格也将水涨船高。在此之外，还请为新参会者或新房间预订的长期合同留出调整的余地。
短期预订也可以节省大量费用。于现时经济条件下，一些酒店也为希望在严格时间段内举行活动的会议策划者提供折扣。
5.举重若轻明白自己的价值及期望的回馈为何。提供一份详细的需求方案说明书（RFP）可以表明您的需求（住宿、会议场地及价格范围），偏好（特殊服务）以及活动的时间线.您是谁？
不要假设酒店知道您是谁。向酒店提供您公司及参会者的详细信息，以使其明白为什么您（以及参会者）值得酒店合作，信息中请特别注明去年订房及支出的数据。
多年来一直是顾客？不要羞于提醒酒店您到目前为止（及今后）对他们的贡献。但这份忠诚并不妨碍您向附近酒店询价并努力确保自己的支出能达到性价比最高的水平。
酒店在房间价格上不会让步？也许他们可以在其他方面为您让利。要求酒店提供诸如房间升级、削减观光费、免费体育馆或者WiFi、甚或是免费招待会等让利活动。如果不主动询问，您不会知道哪项让利会落实。请注意，虽然您可能提出超出自己团队规模所需的要求，但不要让谈判争执损害了您与酒店的良好关系。
损耗条款、罚金、终止或取消政策—请确认您已经细审了这些条款。罚金是否可以取消、延后或者商谈？房间是否可以无惩罚再销售？